Article initialement publié dans le magazine Flash, n°42, réservé aux membres. Pour lire l’intégralité du dossier #UneArchiveCest, connectez-vous ici ou rejoignez-nous et devenez membre.
Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) travaille dans des zones de conflit depuis près de 160 ans. En conséquence, nous reconnaissons qu’un document égaré peut être une question de vie ou de mort. Nombre de nos collègues comprennent que la préservation des informations d’aujourd’hui aidera la prochaine génération de collaborateurs du CICR, qui travaille dans des conflits de plus en plus longs et qui a besoin d’une connaissance approfondie du passé.
Cependant, la nécessité d’agir rapidement en opération fait passer le pragmatisme avant les règles de gestion de l’information : le personnel n’a pas le temps de s’assurer que les informations cruciales sont traitées correctement. De plus, face à des technologies complexes et sans cesse renouvelées, le personnel a un besoin criant de simplicité.
Les gestionnaires de l’information, les bibliothécaires et les archivistes du CICR ont pris trois mesures concrètes pour dépassent leur rôle traditionnel de conservateurs et devenir des créateurs de connaissances et agir aux deux extrémités de la chaîne de l’information : production et consommation.
1. Proximité avec le producteur de l’information
Avec 20 000 membres du personnel dispersés dans le monde entier, une plus grande proximité avec les producteurs d’informations était essentielle pour garantir que les informations critiques soient sauvegardées dans un environnement durable et sécurisé. Un nouveau modèle organisationnel a été mis en place, avec du personnel chargé d’offrir un soutien et des conseils à proximité du producteur. Un outil de suivi a également été développé et a fourni à chaque pays une matrice de maturité sur sa situation en matière de gestion de ses informations et sur les actions concrètes à entreprendre pour améliorer la situation.
Ce nouveau modèle était déjà pleinement fonctionnel dans la région asiatique lorsque la pandémie de COVID-19 a commencé. Il est vite apparu que les informations pertinentes liées à la pandémie devaient être compilées et organisées sur une plate-forme à laquelle les délégations pouvaient accéder et qu’elles pouvaient consulter pour concevoir leurs actions et rédiger leurs interventions. Notre personnel chargé de la gestion de l’information s’est acquitté de cette tâche avec efficacité et a servi de modèle à toutes les autres régions. Ces mesures ont indubitablement contribué à la performance opérationnelle tout en permettant une connaissance exhaustive de nos activités liées à COVID-19.
Si la mise en œuvre de ce modèle est une réussite, elle ne cache pas le fait qu’accompagner le personnel dans la gestion de ses informations est toujours une tâche de Sisyphe, parce que ce n’est souvent pas une priorité et en raison de l’évolution constante de l’environnement informationnel.
2. Progression des connaissances
Au bout de la chaîne, les équipes des Archives et de la Bibliothèque du CICR ont exploré de nouvelles façons d’exploiter l’information pour créer des connaissances pour le personnel : en plus d’offrir les services de recherche “traditionnels” de dossiers spécifiques, nous produisons des guides de recherche ainsi que des documents concis et adaptés, tels que des notes chronologiques sur les actions du CICR dans un pays particulier ou sur une question thématique clé. Nous avons mis en place une plateforme en ligne : en un clic, le personnel du monde entier peut avoir un aperçu de ces notes et en demander l’accès.
À la suite d’un tragique incident de sécurité qui a coûté la vie à l’un de nos collègues, nous avons appris que les cadres supérieurs dans les zones déchirées par la guerre doivent avoir une bonne compréhension des incidents de sécurité précédents pour mieux appréhender le contexte actuel. Auparavant, les documents classés comme strictement confidentiels étaient systématiquement imprimés et conservés dans notre coffre-fort au siège du CICR, et les copies numériques étaient détruites. Par conséquent, l’accès était très limité et ne se faisait généralement qu’au début de la mission d’un cadre supérieur. Ces informations se perdaient au milieu du reste qui devait être numérisé lors du départ pour un nouveau pays. Nos archivistes ont donc créé des liasses de “briefing” numérisées par contexte, dans lesquelles les informations sur les incidents passés sont organisées et facilement récupérables à partir d’une plateforme sécurisée, à laquelle des droits d’accès restreints sont accordés en conséquence. Ces liasses sont faites sur mesure et régulièrement complétées par nos archivistes et nos responsables de terrain. Le défi consistait à déterminer quels documents pertinents devaient être intégrés dans ces liasses et comment les organiser de manière conviviale. La réalisation de cette démarche a été incroyable et conduira indubitablement à des liasses de connaissances plus systématiques sur d’autres sujets.
La version complète peut être téléchargée sur notre portail d’archives audiovisuelles : https://avarchives.icrc.org/Picture/110963 (Vous devez vous inscrire pour le faire)
3. L’intelligence artificielle en action
Pour étancher la soif de simplicité et accroître l’accès à l’information et la production de connaissances, le CICR teste actuellement des techniques d’intelligence artificielle pour décrire, classer et retrouver des documents de manière automatique.
Sachant que les courriels restent une source primaire d’informations cruciales, nous avons réalisé plusieurs preuves de concept pour tester la classification automatique selon notre plan de classement actuel. La mesure du succès d’un algorithme était sa capacité à prédire correctement la classification d’un échantillon de 200’000 enregistrements de courriels qui ont déjà été classés. Les tests ont donné des résultats prometteurs sur le plan méthodologique avec un taux de réussite de 80%.
Un autre projet a été motivé par le manque de capacité de nos ressources humaines à répondre aux nombreuses demandes d’information émanant des familles des prisonniers de la Seconde Guerre mondiale. La seule solution est de permettre une recherche directe en ligne des 36 millions de fiches analogiques individuelles, ce qui implique de les numériser et de les indexer, sachant que la plupart contiennent des informations clés manuscrites. Le projet vise à transcrire automatiquement l’écriture manuscrite pour compléter l’indexation en ligne des cartes.
La version complète peut être téléchargée sur notre portail d’archives audiovisuelles : https://avarchives.icrc.org/Picture/3924 (Vous devez vous inscrire pour le faire)
La voie de l’avenir
L’information au sein de notre organisation sera de plus en plus diluée et dispersée, et la sécurisation de connaissances solides deviendra une mission impossible si les professionnels de la gestion de l’information ne sont pas présents tout au long du cycle de vie du document. L’organisation et la sécurisation des informations critiques sont une condition préalable pour que le contenu puisse être récupéré et recherché, et la production de paquets de connaissances prêts à consommer pour le personnel les aide à digérer la quantité écrasante d’informations disponibles. Nous devons explorer davantage l’intelligence artificielle pour nous attaquer à ces tâches gigantesques, notamment le recoupement des données et l’amélioration des rapports analytiques. Nos gestionnaires de l’information, nos archivistes et nos bibliothécaires élargissent en effet leurs compétences et leur champ de responsabilités, passant de conservateurs d’informations à fournisseurs de connaissances. C’est la seule façon d’avancer si nous voulons que nos documents restent pertinents et exploitables pour notre continuité opérationnelle.