Les établissements publics sont impliqués dans de nombreuses transactions et créent des documents qui font la preuve à la fois des activités exercées et des droits et compétences des personnes physiques. Les archives, où ces preuves sont conservées, ont longtemps assumé le rôle de tiers de confiance. Les documents d’archives, qui sont pour la plupart produits sur papier, sont édités sous forme numérique depuis le 21e siècle. C’est à partir de ce moment-là que les questions concernant les archives numériques ont été abordées de façon sérieuse. « Quelle confiance leur accorder ? » « Comment les archivistes vont-ils les conserver ? » « Comment maintenir leur valeur en tant que preuve ? »
Dans de nombreux pays, les archives publiques sont considérées comme faisant foi jusqu’à preuve du contraire. Cette présomption de validité pouvait convenir dans le cas de documents papier, qui possèdent une forme fixe, qui ne varie pas lors de leur transmission. Cependant, même si un document numérique possède bien une forme fixe résultant de l’ensemble des éléments qui le composent, le fichier est susceptible de subir des modifications pendant sa transmission. D’ailleurs, l’une des missions essentielles des archivistes du 21e siècle découle directement de la nécessité de démontrer que la forme et le contenu des documents numériques n’ont subi aucune modification non autorisée et que leurs caractéristiques ont été préservées.
Démontrer que les propriétés des archives électroniques ne changent pas, assurer le fonctionnement ininterrompu des systèmes et effectuer des analyses de risques sont autant de manières d’accroître la confiance envers ces archives électroniques. La confiance que l’on accorde aux archives augmente à mesure que se développent des valeurs communes. Des indicateurs bien conçus peuvent être adoptés pour stimuler la confiance ; en l’occurrence, des indicateurs technologiques et sociaux. Recourons-nous à des indicateurs techniques tels que la validation cryptographique et l’emploi de logiciels ou plutôt à des indicateurs sociaux tels que la description archivistique, les procédures de gestion documentaire et les plans de classement ? Les archivistes du 21e siècle semblent devoir se livrer à des activités qu’ils ne maîtrisent pas. Ils vont peut-être devoir approfondir sérieusement leurs connaissances. En effet, plus ils disposeront de connaissances et de compétences pointues, plus on aura confiance en la qualité de leur travail.
Jusqu’au 21e siècle, les archivistes n’avaient pas l’habitude de collaborer avec les ingénieurs. L’avènement du numérique a fait de la coopération entre les archivistes et les informaticiens une nécessité absolue. Cette nécessité découle également de l’absence des archivistes de certaines étapes d’un processus. Par exemple, dans la validation cryptographique, ce ne sont pas eux qui mettent en place les étapes, alors qu’ils jouent un rôle essentiel dans l’identification des éléments les plus critiques. Les archivistes doivent donc assimiler de nouvelles informations. Des disciplines telles que la criminalistique numérique et l’archivistique informatique semblent faire partie des domaines auxquels les archivistes du 21e siècle devraient être formés. Même si l’apprentissage de ces disciplines peut paraître une tâche ardue, il se pourrait que le 21e siècle se révèle être l’époque la plus passionnante qui soit pour un archiviste.
Par Özhan SAĞLIK, doctorant à l’Université d’Istanbul auprès du Département de gestion de l’information et des archives