Qu’on le veuille ou non, nous sommes entrés dans l’ère de la numérisation. Il semble que ce contexte de perpétuel changement soit appelé à perdurer. Les nouvelles technologies apportent de nouvelles méthodes pour accomplir des tâches que nous pensions déjà maîtriser. Le terrain familier devient moins familier, et il est difficile de suivre le rythme du progrès.
L’ère numérique influe sur la façon dont les documents sont créés, traités, conservés et rendus accessibles aux utilisateurs finaux. Le courrier électronique demeure un canal de communication majeur, mais il y a également eu un virage vers les plateformes de réseaux sociaux, les fils de discussion, les messageries instantanées et les communications intermachines. Comment pouvons-nous recueillir des documents à archiver dans un tel contexte ? Comment pouvons-nous documenter adéquatement les processus, décisions et discussions qui ont eu lieu ? La quantité d’informations à traiter au quotidien ayant considérablement augmenté dans le cadre professionnel, la documentation est également devenue une activité chronophage, et nos outils ainsi que notre approche ne sont pas forcément adaptés aux documents du XXIe siècle. À cela s’ajoutent des exigences croissantes en matière d’efficacité. Après tout, nous vivons à l’ère du numérique, n’est-ce pas ?
Cela exige de faire preuve d’innovation et d’élaborer de nouvelles méthodes et solutions. Dans ce contexte, il est facile de mettre exagérément l’accent sur la technologie elle-même. Cependant, il importe plus que jamais de se demander à qui s’adressent réellement ces changements. Qu’est-ce que cela implique pour les utilisateurs ? Lorsque nous développons de nouvelles solutions, nous devons placer l’individu au cœur de notre démarche. Nous devons veiller à ce que les décisions et les actes des êtres humains puissent être consignés et vérifiés ultérieurement.
Donc, à l’ère du numérique, comment devons-nous développer et concevoir les archives ? De nombreux aspects entrent en ligne de compte, mais je suis convaincue que le design thinking doit jouer un rôle essentiel. Le design thinking n’est pas une affaire de formes, de volumes et de produits esthétiques ; le design thinking se préoccupe uniquement des utilisateurs ! Placer l’utilisateur au centre de tous les développements nous permettra d’offrir de nombreux avantages aux citoyens, aux clients, aux parties intéressées et aux communautés. En impliquant les utilisateurs dès les premières phases de développement, nous pourrons augmenter le taux de réussite de nos projets et de nos initiatives en la matière.
En fin de compte, c’est bien là l’objectif de la gestion documentaire et de l’archivage : s’assurer que l’information conservée reflète fidèlement les décisions, les processus et les événements du présent, du passé et de l’avenir, selon des procédés sensés et servant les intérêts des utilisateurs. Le design thinking ne sera pas la réponse à tous les problèmes, mais elle constitue un excellent point de départ pour le développement de solutions d’archivage au XXIe siècle !
Par Cathrin Blitzner Møller, Chef de projets/Conseillère en chef