Consultante dans le domaine de la gestion de l’information, je préside également la Société norvégienne des archivistes et gestionnaires de documents (NA). La NA est une association professionnelle ouverte à toutes les personnes s’intéressant à notre secteur d’activité. Fondée en 1961, elle compte environ 1 200 adhérents et est donc la principale association ayant trait à l’archivage et à la gestion documentaire en Norvège. Nous nous intéressons particulièrement aux premières étapes du cycle de vie des documents, à savoir leur création et leur saisie.
En matière de gestion de l’information, mon rôle consiste à aider mes collègues et mon organisation à disposer d’informations fiables et à accéder à celles dont ils ont besoin pour gérer leurs activités de manière convenable et efficace. Au fil du temps, ma mission a évolué. Désormais je dois faire en sorte de suivre les nouvelles technologies et leur adoption, les nouvelles méthodes d’organisation, les nouvelles procédures en matière de prestation de services, ainsi que les derniers règlements concernant les moyens et restrictions en vigueur quant à l’utilisation des informations. Je dois également œuvrer sans cesse pour essayer de concilier les attentes des utilisateurs, qui espèrent vivre une expérience utilisateur aussi agréable que possible, et l’obligation d’appliquer des processus imposés par un système qui se retrouve en décalage, car pas suffisamment adapté aux dernières innovations.
Ce défi semble être plus ou moins de même nature, quel que soit le pays ou le continent concerné. En Norvège, le gouvernement a créé, en 2017, un comité ayant pour mission d’envisager la révision de la loi sur les Archives. Le 2 avril, ce Comité a présenté son rapport intitulé « Une nouvelle législation en matière de documentation et d’archives – du vélin au lac de données », qu’il a soumis à la ministre de la Culture et de l’Égalité de genre. Le titre du rapport reflète le domaine très large qu’il englobe, à savoir la gestion de documents et la conservation de différents formats d’archivage, allant du parchemin aux mégadonnées (« big data »).
Ce rapport traite de la majorité des défis auxquels sont confrontés les gestionnaires de documents et d’archives à l’ère du numérique. Un des exemples décrits est celui de la tenue d’un registre journalier, tradition de bonne gestion qui remonte à l’année 1740, lorsque Christian VI, Roi du Danemark-Norvège, a ordonné aux institutions publiques de Norvège de garder une trace de toutes leurs correspondances en notant les informations suivantes : expéditeur/destinataire, date et objet du document. Cette manière d’enregistrer les informations continue de former la base de la gestion documentaire d’aujourd’hui, mais n’est plus en phase avec notre époque, où les informations sont créées, partagées et utilisées de diverses façons. Dans le rapport, il est proposé d’abandonner le principe du registre obligatoire et de passer à l’obligation de saisir les documents selon quatre axes :
- le type de communication
- les systèmes d’information, bases de données, registres, etc. auxquels ils se rapportent
- le recours à la prise automatique de décisions sur la base de règles
- les décisions prises, etc.
Le rapport date d’il y a un mois à peine, mais dès maintenant se posent de nouvelles questions et se présentent de nouvelles considérations. L’élément le plus certain en ce qui concerne ce rapport est la nécessité de l’étudier pour constater ses éventuelles répercussions sur nos pratiques professionnelles. Pour la NA, ce document souligne les nombreux défis qui nous attendent et nous interpelle sur les besoins en matière de création de compétences.
Par Anja Jergel Vestvold, Présidente de la Société norvégienne des archivistes et gestionnaires de documents (NA)